{"id":16412,"date":"2025-02-27T12:58:27","date_gmt":"2025-02-27T11:58:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.interreg6a.net\/?page_id=16412"},"modified":"2025-09-10T12:13:42","modified_gmt":"2025-09-10T10:13:42","slug":"faq-raportowanie","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.interreg6a.net\/pl\/sprawozdawczosc\/faq-raportowanie\/","title":{"rendered":"FAQ Raportowanie"},"content":{"rendered":"

FAQ Raportowanie<\/h1><\/div>

W tej sekcji FAQ znajdziesz odpowiedzi na najwa\u017cniejsze pytania dotycz\u0105ce procesu sk\u0142adania wniosk\u00f3w, partnerstwa projektowego czy kwalifikowalno\u015bci koszt\u00f3w.<\/p>\n

\n

Je\u015bli nie znalaz\u0142e\u015b odpowiedzi na swoje pytanie lub chcia\u0142by\u015b dowiedzie\u0107 si\u0119 wi\u0119cej, zapraszamy do kontaktu<\/a> z nami<\/strong>!<\/p>\n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>

PYTANIE<\/h3>\n<\/div><\/div><\/div>

ODPOWIED\u0179<\/h3>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Jaki jest ostateczny termin na z\u0142o\u017cenie raportu partnera?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Raport partnera jest sk\u0142adany w okresie 30 dni po zako\u0144czeniu okresu sprawozdawczego do Kontroli I stopnia (patrz Podr\u0119cznik Programu rozdzia\u0142 6.2.1). Termin raportowania wy\u015bwietlany w sekcji Jems „Zatwierdzenie – Harmonogram raportowania” mo\u017ce r\u00f3\u017cni\u0107 si\u0119 o kilka dni w kilku przypadkach ze wzgl\u0119du na automatyczne obliczenia.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy nale\u017cy z\u0142o\u017cy\u0107 raport partnera, je\u015bli w pierwszym okresie sprawozdawczym nie\u00a0poniesiono \u017cadnych wydatk\u00f3w<\/strong>?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Nie, nie trzeba sk\u0142ada\u0107 raportu partnera. Nale\u017cy poinformowa\u0107 partnera wiod\u0105cego i kontrolera I stopnia. Partner wiod\u0105cy natomiast informuje Wsp\u00f3lny Sekretariat (patrz Podr\u0119cznik Programu, rozdzia\u0142 6.2.1<\/a>).<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Co si\u0119 stanie, je\u015bli nie mo\u017cna dotrzyma\u0107 termin\u00f3w raportowania<\/strong>?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

W przypadku braku mo\u017cliwo\u015bci z\u0142o\u017cenia raportu partnera w terminie, nale\u017cy poinformowa\u0107 o tym partnera wiod\u0105cego i Kontrolera I stopnia z odpowiednim wyprzedzeniem o spodziewanym op\u00f3\u017anieniu oraz o jego przyczynach (patrz Podr\u0119cznik Programu, rozdzia\u0142 6.2.1). Partner wiod\u0105cy przeka\u017ce t\u0119 informacj\u0119 do Wsp\u00f3lnego Sekretariatu. Dotyczy to r\u00f3wnie\u017c przypadku, kiedy z powodu braku wydatk\u00f3w nie zostanie sporz\u0105dzony raport partnera za dany okres sprawozdawczy.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Jaki jest termin <\/strong>na z\u0142o\u017cenie raportu o projekcie<\/strong>?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Z\u0142o\u017cenie raportu o projekcie nast\u0119puje po scertyfikowaniu wszystkich raport\u00f3w partnera nie p\u00f3\u017aniej ni\u017c 4 miesi\u0105ce po zako\u0144czeniu okresu sprawozdawczego (patrz sekcja Jems „Zatwierdzenie – Harmonogram raportowania”).<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy mo\u017cna z\u0142o\u017cy\u0107 raport o projekcie<\/strong>, je\u015bli nie wszystkie raporty partner\u00f3w <\/strong>s\u0105 dost\u0119pne?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Co do zasady, partner wiod\u0105cy przedk\u0142ada wszystkie<\/strong> scertyfikowane raporty partner\u00f3w projektu w raporcie o projekcie za dany okres sprawozdawczy. Je\u015bli Kontrola I stopnia partnera projektu jest znacznie <\/strong>op\u00f3\u017aniona (przekroczenie termin\u00f3w raportowania zgodnie z harmonogramem raportowania Jems > 1 miesi\u0105c), partner wiod\u0105cy informuje o tym w raporcie o projekcie (patrz Podr\u0119cznik Programu rozdzia\u0142 6.2.3).<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy raport o projekcie musi zosta\u0107 z\u0142o\u017cony, je\u015bli \u017caden<\/strong> z partner\u00f3w projektu nie poni\u00f3s\u0142 wydatk\u00f3w <\/strong>w danym okresie sprawozdawczym?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Rzadkim wyj\u0105tkiem mo\u017ce by\u0107 sytuacja, w kt\u00f3rej wszyscy partnerzy projektu nie ponie\u015bli \u017cadnych wydatk\u00f3w w danym okresie sprawozdawczym. W takim przypadku partner wiod\u0105cy albo informuje Wsp\u00f3lny Sekretariat poza systemem Jems albo sk\u0142ada raport o projekcie (rodzaj raportu: merytoryczny). W obu przypadkach partner wiod\u0105cy informuje o przyczynach (w zak\u0142adce „Informacje podstawowe” raportu o projekcie w sekcji „Problemy w realizacji projektu”), dla kt\u00f3rych nie ma scertyfikowanych \u017cadnych raport\u00f3w partnera.<\/p>\n

W odniesieniu do 1. okresu sprawozdawczego: W ramach fazy wyja\u015bniania (przygotowanie do zatwierdzenia) istnieje ostateczna mo\u017cliwo\u015b\u0107 dostosowania daty rozpocz\u0119cia projektu, tj. o ile wymagane, partner wiod\u0105cy mo\u017ce w porozumieniu z partnerami projektu, przesun\u0105\u0107 dat\u0119 rozpocz\u0119cia projektu<\/strong> w uzasadnionych przypadkach, zw\u0142aszcza je\u015bli mo\u017cna przewidzie\u0107, \u017ce wszyscy<\/strong> partnerzy projektu nie przeprowadz\u0105 \u017cadnych dzia\u0142a\u0144 ani nie ponios\u0105 \u017cadnych wydatk\u00f3w w pierwszym okresie sprawozdawczym innym ni\u017c zaplanowano w pierwotnym wniosku (wersja 1). W tym celu w dokumencie wyja\u015bniaj\u0105cym znajduje si\u0119 osobny punkt, kt\u00f3ry partner wiod\u0105cy musi potwierdzi\u0107.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy cz\u0119\u015b\u0107 merytoryczn\u0105 raportu partnera i raportu o projekcie mo\u017cna eksportowa\u0107 <\/strong>z systemu Jems<\/strong>?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

W obecnej wersji systemu Jems 11 nie jest to mo\u017cliwe. Wersja systemu Jems 12 pocz\u0105tkowo umo\u017cliwi eksport w j\u0119zyku angielskim (wprowadzenie planowane na koniec 2. \/ pocz\u0105tek 3. kwarta\u0142u 2025 r.).<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Jak mog\u0119 doda\u0107<\/strong> lub usun\u0105\u0107 wydatki <\/strong>po z\u0142o\u017ceniu raportu partnera?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Po z\u0142o\u017ceniu raportu partnera nie mo\u017cna dodawa\u0107 kolejnych wydatk\u00f3w lub usuwa\u0107 istniej\u0105cych wydatk\u00f3w, podczas, gdy raport jest udost\u0119pniany do opracowania. Aby m\u00f3c edytowa\u0107 dane na li\u015bcie wydatk\u00f3w w p\u00f3\u017aniejszym terminie, Kontroler I stopnia powinien skorzysta\u0107 z opcji cofni\u0119tych wydatk\u00f3w. W takim przypadku Kontroler I stopnia zeruje odpowiednie wydatki dla bie\u017c\u0105cego raportu partnera i ko\u0144czy kontrol\u0119 raportu partnera. W kolejnym raporcie partnera, kt\u00f3ry jest tworzony dla nowego okresu sprawozdawczego, partner projektu mo\u017ce ponownie doda\u0107 wcze\u015bniej cofni\u0119te wydatki. Po dodaniu, partner projektu mo\u017ce edytowa\u0107 dane wydatk\u00f3w i dodawa\u0107 nowe wydatki.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy koszty przygotowawcze<\/strong> mog\u0105 by\u0107 rozliczone w raporcie partnera?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Koszty przygotowawcze nie s\u0105 rozliczane w raporcie partnera. Wyp\u0142ata koszt\u00f3w przygotowawczych nast\u0119puje automatycznie przez Instytucj\u0119 ksi\u0119guj\u0105c\u0105 wydatki (p\u0142atnicz\u0105) po zatwierdzeniu i ca\u0142kowicie niezale\u017cnie od raportowania (patrz\u00a0Podr\u0119cznik\u00a0Programu wersja 2.2 rozdzia\u0142y 4.4.1.3 i 4.4.2.3<\/a>).<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy p\u00f3\u017aniejsze p\u0142atno\u015bci z tytu\u0142u koszt\u00f3w personelu<\/strong> (np. p\u0142atno\u015bci podatku dochodowego lub sk\u0142adek na ubezpieczenie spo\u0142eczne personelu projektu) za ju\u017c zako\u0144czony okres sprawozdawczy s\u0105 kwalifikowalne, je\u017celi zosta\u0142y op\u0142acone po zako\u0144czeniu zamkni\u0119tego okresu sprawozdawczego i rozliczone w raporcie partnera za zako\u0144czony okres sprawozdawczy?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

P\u00f3\u017aniejsze p\u0142atno\u015bci za us\u0142ugi zwi\u0105zane z projektem (np. koszty personelu), kt\u00f3re zosta\u0142y przypisane do ju\u017c zako\u0144czonego okresu sprawozdawczego, mog\u0105 by\u0107 sk\u0142adane w zako\u0144czonym okresie sprawozdawczym po konsultacji z kontrolerem I stopnia, je\u017celi data p\u0142atno\u015bci przypada przed z\u0142o\u017ceniem danego raportu partnera. W przypadku ostatniego okresu sprawozdawczego nale\u017cy zapewni\u0107 mo\u017cliwo\u015b\u0107, \u017ceby p\u0142atno\u015b\u0107 zosta\u0142a dokonana przed z\u0142o\u017ceniem ko\u0144cowego raportu partnera do kontrolera I stopnia (patrz\u00a0Podr\u0119cznik Programu rozdzia\u0142 4.1.3<\/a>)<\/p>\n<\/div>

Wskaz\u00f3wka dla partner\u00f3w projektu i kontroler\u00f3w I stopnia<\/strong>:<\/p>\n

W Jems procedura walidacji (sprawdzenia kompletno\u015bci) wy\u015bwietla na pomara\u0144czowo komunikat przed z\u0142o\u017ceniem raportu partnera, je\u017celi data p\u0142atno\u015bci danego wydatku wykracza poza okres sprawozdawczy wybrany dla raportu partnera w zak\u0142adce „Informacje podstawowe”. Komunikat wy\u015bwietlony na pomara\u0144czowo umo\u017cliwia z\u0142o\u017cenie raportu partnera. Kontroler I stopnia mo\u017ce r\u00f3wnie\u017c zainicjowa\u0107 procedur\u0119 walidacji (sprawdzenia kompletno\u015bci) po przes\u0142aniu raportu partnera, \u017ceby sprawdzi\u0107, czy raport partnera zawiera wydatki z datami p\u0142atno\u015bci wykraczaj\u0105cymi poza dany okres sprawozdawczy.<\/p>\n<\/div>

<\/a><\/span><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Jak\u0105 dat\u0119 nale\u017cy wprowadzi\u0107 w systemie Jems jako dat\u0119 p\u0142atno\u015bci <\/strong>z tyt. koszt\u00f3w personelu<\/strong>?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Dat\u0105 p\u0142atno\u015bci mo\u017ce by\u0107 data p\u0142atno\u015bci wychodz\u0105cej z konta partnera projektu na rzecz pracownika projektu lub data, w kt\u00f3rej wyp\u0142acono ostatni sk\u0142adnik wynagrodzenia.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Czy koszty personelu<\/strong> s\u0105 ewidencjonowane w Jems jako jedna pozycja wydatk\u00f3w (w tym, podatek i sk\u0142adki na ubezpieczenie spo\u0142eczne)?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Tak, koszty te musz\u0105 by\u0107 zasadniczo wprowadzone jako<\/strong> wydatek. Je\u015bli s\u0105 to p\u00f3\u017aniejsze p\u0142atno\u015bci (patrz Podr\u0119cznik Programu rozdzia\u0142 4.1.3<\/a>), kwoty musz\u0105 by\u0107 ujmowane oddzielnie.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

O czym musz\u0105 pami\u0119ta\u0107 niemieccy partnerzy projektu przy udzielaniu zam\u00f3wienia z wolnej r\u0119ki?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Zam\u00f3wienie z wolnej r\u0119ki jest form\u0105 udzielenia zam\u00f3wienia. W tym przypadku nale\u017cy przestrzega\u0107 limit\u00f3w warto\u015bci, kt\u00f3re r\u00f3\u017cni\u0105 si\u0119 w zale\u017cno\u015bci od kraju zwi\u0105zkowego oraz pa\u0144stwa.<\/p>\n

Zasad udzielania zam\u00f3wie\u0144 (patrz Podr\u0119cznik Programu rozdzia\u0142 4.6.1<\/a>) nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c przestrzega\u0107 w przypadku zam\u00f3wienia z wolnej r\u0119ki. Zgodnie z zasad\u0105 gospodarno\u015bci i oszcz\u0119dno\u015bci nale\u017cy zawsze przeprowadza\u0107 badanie rynku pod k\u0105tem najkorzystniejszych alternatyw. Takie badanie rynku nale\u017cy udokumentowa\u0107 w formie notatki s\u0142u\u017cbowej lub adnotacji (np. za pomoc\u0105 zrzutu ekranu), tak aby by\u0142o jasne, dlaczego podj\u0119to decyzj\u0119 na korzy\u015b\u0107 konkretnego produktu lub us\u0142ugi.<\/p>\n

Niepubliczne instytucje zamawiaj\u0105ce: nale\u017cy przestrzega\u0107 przepis\u00f3w zawartych w Podr\u0119czniku Programu, rozdzia\u0142 4.6.2.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Kiedy nale\u017cy utworzy\u0107 w raporcie partnera w systemie Jems Zam\u00f3wienie <\/strong>poni\u017cej warto\u015bci progowej UE?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Zam\u00f3wienie nale\u017cy utworzy\u0107 w systemie Jems tylko wtedy, gdy warto\u015b\u0107 zam\u00f3wienia przekracza warto\u015b\u0107 progow\u0105 UE <\/strong>(patrz Instrukcja online Jems | Raport partnera (pkt 2.3))<\/a>. W cz\u0119\u015bci merytorycznej raportu partnera (zak\u0142adka: Plan pracy | Post\u0119py) mo\u017cna uwzgl\u0119dni\u0107 informacje o zam\u00f3wieniach poni\u017cej warto\u015bci progowej przeprowadzonych w danym okresie sprawozdawczym.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Kto jest beneficjentem rzeczywistym<\/strong> w post\u0119powaniu o udzielenie zam\u00f3wienia?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

\u201eBeneficjentami rzeczywistymi s\u0105, zgodnie z art. 3 ust. 6 dyrektywy (UE) 2015\/849, wszelkie osoby fizyczne, kt\u00f3re ostatecznie posiadaj\u0105 lub sprawuj\u0105 kontrol\u0119 nad stowarzyszeniem i\/lub osoby fizyczne, w imieniu kt\u00f3rych przeprowadzana jest transakcja lub dzia\u0142alno\u015b\u0107\u201d.<\/p>\n

W przypadku zam\u00f3wie\u0144 o warto\u015bci przekraczaj\u0105cej pr\u00f3g UE<\/strong> na podstawie art. 69 ust. 2 w zwi\u0105zku z. za\u0142\u0105cznikiem XVII do rozporz\u0105dzenia (UE) 2021\/1060 wymagane s\u0105 informacje na temat beneficjenta rzeczywistego (patrz Instrukcje Online Jems | Raport partnera (punkt 2.3)<\/a>).<\/p>\n

Zaleca si\u0119, aby partnerzy projektu wymagali informacji o beneficjencie rzeczywistym od oferenta w pi\u015bmie ofertowym.<\/p>\n

Informacje na temat beneficjenta rzeczywistego mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c uzyska\u0107 w Rejestrze s\u0142u\u017c\u0105cym jawno\u015bci (w przypadku niemieckich partner\u00f3w projektu) lub w Centralnym Rejestrze Beneficjent\u00f3w Rzeczywistych (w przypadku polskich partner\u00f3w projektu).<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Jakich dowod\u00f3w <\/strong>oczekuje si\u0119 w przypadku organizacji wydarze\u0144<\/strong>?<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

Przy organizacji wydarze\u0144 zwi\u0105zanych z projektem s\u0105 prowadzone listy obecno\u015bci. Listy obecno\u015bci s\u0142u\u017c\u0105 jako dow\u00f3d do udokumentowania koszt\u00f3w wydarze\u0144 projektowych i \/ lub wype\u0142nienia wska\u017anik\u00f3w projektowych (np. udzia\u0142 w dzia\u0142aniach transgranicznych). W celu jednoznacznej identyfikacji odniesienia do projektu, odniesienia do programu i obecno\u015bci, listy obecno\u015bci powinny zawiera\u0107 nast\u0119puj\u0105ce minimalne informacje:<\/p>\n