FAQ Berichterstattung

In diesem FAQ-Bereich finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen allgemein zur Berichterstattung.

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FRAGE

ANTWORT

Welche Frist gilt für das Einreichen des Partnerberichts?

Der Partnerbericht wird 30 Tage nach Ende des Berichtszeitraumes zur First Level Kontrolle eingereicht (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.2.1). Die im Jems-Bereich „Bewilligung – Berichtszeitplan“ angezeigte Berichtsfrist kann in wenigen Fällen aufgrund der automatischen Berechnung um wenige Tage abweichen.

Ist ein Partnerbericht einzureichen, wenn im ersten Berichtszeitraum keine Ausgaben angefallen sind?

Nein, es muss kein Partnerbericht eingereicht werden. Es ist der Leadpartner und der First Level Kontrolleur zu informieren. Der Leadpartner setzt wiederum das Gemeinsame Sekretariat darüber in Kenntnis (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.2.1).

Was passiert, wenn man die Berichtsfristen nicht einhalten kann?

Sollten Sie den Partnerbericht nicht innerhalb der Frist einreichen können, informieren Sie bitte rechtzeitig ihren Leadpartner und den First Level Kontrolleur über die voraussichtliche Verzögerung einschließlich Grund (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.2.1). Der Leadpartner leitet diese Information an das Gemeinsame Sekretariat weiter. Dasselbe gilt, wenn Sie mangels Ausgaben keinen Partnerbericht für einen Berichtszeitraum erstellen.

Innerhalb welcher Frist müssen Projektberichte eingereicht werden?

Das Einreichen von Projektberichten erfolgt nach der Zertifizierung aller Partnerberichte spätestens 4 Monate nach Ende des Berichtszeitraums (siehe Jems-Bereich „Bewilligung – Berichtszeitplan“).

Kann ein Projektbericht eingereicht werden, wenn nicht alle Partnerberichte vorliegen?

In der Regel reicht der Leadpartner alle zertifizierten Partnerberichte der Projektpartner eines Berichtszeitraums in einem Projektbericht für den Berichtszeitraum ein. Verzögert sich die First Level Kontrolle eines Projektpartners erheblich (Überschreitung der Berichtsfristen gemäß Jems Berichtszeitplan > 1 Monat), informiert der Leadpartner darüber im Projektbericht (siehe Programmhandbuch Kapitel 6.2.3).

Muss ein Projektbericht eingereicht werden, wenn keiner der Projektpartner Ausgaben im Berichtszeitraum hatte?

Es kann nur ein seltener Ausnahmefall sein, dass alle Projektpartner keine Ausgaben in einem Berichtszeitraum haben. In diesem Fall informiert der Leadpartner entweder das Gemeinsame Sekretariat außerhalb von Jems oder er reicht einen Projektbericht (Art des Berichts: Inhaltlich) ein. In beiden Fällen informiert er über die Gründe (im Projektbericht Reiter „Basis-Informationen“ unter „Probleme in der Projektumsetzung“), warum keine zertifizierten Partnerberichte vorliegen.

Hinsichtlich des 1. Berichtszeitraums: Im Rahmen der Klärungsphase (Vorbereitung der Bewilligung) besteht die letzte Möglichkeit das Datum des Projektbeginns anzupassen; d.h. sofern erforderlich, kann vom Leadpartner in Abstimmung mit den Projektpartnern das Datum des Projektbeginns in begründeten Fällen nach hinten verlegt werden, insb. wenn absehbar alle Projektpartner im 1. Berichtszeitraum keine Aktivitäten durchführen und Ausgaben tätigen würden, anders als im ursprünglichen Antrag (Version 1) geplant. Hierzu ist ein gesonderter Punkt im Klärungsdokument enthalten, den der Leadpartner bestätigen muss.

Kann der inhaltliche Teil des Partnerberichts und Projektberichtes aus Jems exportiert werden?

In der aktuellen Jems-Version 11 ist dies nicht möglich. Die Jems-Version 12 wird den Export zunächst in englischer Sprache ermöglichen (Einführung vstl. Ende 2. / Anfang 3. Quartal 2025).

Wie kann ich nach Einreichen des Partnerberichts weitere Ausgaben hinzufügen oder Ausgaben löschen?

Nach dem Einreichen des Partnerberichts können während der Freigabe des Berichtes zur Bearbeitung keine weiteren Ausgaben hinzugefügt oder bestehende Ausgaben gelöscht werden. Um die Angaben in der Ausgabenliste im Nachhinein noch zu bearbeiten sollte durch den First Level Kontrolleur die Möglichkeit der zurückgestellten Ausgaben genutzt werden. Hierbei stellt der First Level Kontrolleur die betreffenden Ausgaben für den aktuellen Partnerbericht zurück und schließt die Kontrolle für den Partnerbericht ab. In einem folgenden Partnerbericht, der für den Berichtszeitraum neu erstellt wird, können diese zurückgestellten Ausgaben durch den Projektpartner wieder hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen kann der Projektpartner die Angaben zu den Ausgaben bearbeiten und neue Ausgaben anlegen.

Können Vorbereitungskosten im Partnerbericht abgerechnet werden?

Die Vorbereitungskosten werden nicht in einem Partnerbericht abgerechnet. Die Auszahlung der Vorbereitungskosten erfolgt durch die Rechnungsführende Stelle automatisch nach der Bewilligung und völlig unabhängig von der Berichterstattung (siehe Programmhandbuch Kapitel 4.4.1.3 und 4.4.2.3).

Sind nachlaufende Zahlungen für Personalkosten (z.B. Lohnsteuerzahlungen bzw. Sozialversicherungsbeiträge von Projektmitarbeitern) eines bereits abgeschlossenen Berichtszeitraums förderfähig, wenn diese nach Ende des abgeschlossenen Berichtszeitraums gezahlt und im Partnerbericht des abgeschlossenen Berichtszeitraums abgerechnet werden?

Nachlaufende Zahlungen für projektbezogene Leistungen (z.B. Personalkosten), die einem bereits abgeschlossenem Berichtszeitraum zuzuordnen sind, dürfen nach Rücksprache mit dem First Level Kontrolleur in dem abgeschlossenen Berichtszeitraum eingereicht werden, wenn das Bezahldatum vor Einreichung des jeweiligen Partnerberichts liegt. Bei dem letzten Berichtszeitraum ist sicher zu stellen, dass die Bezahlung vor Einreichung des finalen Partnerberichts beim First Level Kontrolleur stattfindet (siehe Programmhandbuch Kapitel 4.1.3).

Tipp für Projektpartner und First Level Kontrolleure:

Im Jems gibt der Plausibilitäts-Check vor Einreichung eines Partnerberichts eine orange Hinweismeldung, wenn das Bezahldatum einer Ausgabe außerhalb des Berichtszeitraums liegt, der für den Partnerbericht im Reiter „Basis-Informationen“ ausgewählt wurde. Eine orange Hinweismeldung erlaubt das Einreichen des Partnerberichts. Der First Level Kontrolleur kann den Plausiblitäts-Check nach Einreichung des Partnerberichts ebenfalls auslösen, um zu prüfen, ob der Partnerbericht Ausgaben mit Bezahldatum außerhalb des Berichtszeitraum enthält.

Welches Datum ist im Jems als Bezahldatum bei den Personalkosten anzugeben?

Als Bezahldatum wird der Tag angegeben, an dem die Zahlung an den Projektmitarbeiter vom Konto des Projektpartners abgegangen sind.

Sind die Personalkosten als eine Ausgabenposition im Jems zu erfassen (inkl. Steuer und Sozialversicherungsbeiträge)?

Ja, die Kosten sind grundsätzlich als eine Ausgabe zu hinterlegen. Sollte es sich um nachlaufende Zahlungen handeln (siehe Programmhandbuch Kapitel 4.1.3), dann sind die Beträge getrennt voneinander zu erfassen.

Wann muss eine Vergabe mit einem Wert unterhalb der EU-Schwellenwerte im Jems Partnerbericht angelegt werden?

Eine Vergabe muss erst im Jems angelegt werden, wenn der Auftragswert den EU-Schwellenwert überschreitet (siehe Jems Online Handreichung | Partnerbericht (Punkt 2.3). Im inhaltlichen Teil des Partnerberichts (Reiter: Arbeitsplan | Fortschritte) können Informationen über die im Berichtszeitraum durchgeführten Vergaben unterhalb des Schwellenwerts als Teil der Aktivitäten aufgenommen werden.

Welche Nachweise werden für die Durchführung von Veranstaltungen erwartet?

Bei der Durchführung von projektbezogenen Veranstaltungen sind Teilnehmerlisten zu führen. Die Teilnehmerlisten dienen als Nachweis zur Dokumentation von veranstaltungsbezogenen Kosten und / oder zur Erfüllung von projektbezogenen Indikatoren (z.B. Teilnahmen an grenzübergreifenden Maßnahmen). Um den Projektbezug, den Programmbezug sowie die Anwesenheit deutlich zu erkennen, sollten Teilnehmerlisten folgende Mindestinformationen beinhalten:

  • Name, Datum und Ort der Veranstaltung
  • Name des Projektes (Projektlogo, wenn vorhanden)
  • Name des Programms (Programmlogo)
  • Vorname, Name, Name Institution und Land der Teilnehmenden
  • Wenn relevant, Zielgruppe der Teilnehmenden: z.B. Unternehmen oder Bürger des Programmraums, etc.
  • Unterschrift der Teilnehmenden
  • Optional: Kontaktdaten der Teilnehmenden (Email, Telefon, Anschrift Institution), Fotos, Einverständniserklärung der Teilnehmenden (mit Unterschrift der Teilnehmerliste) für die Verarbeitung von Fotos zu Dokumentations- und Abrechnungszwecken.

Welche Nachweise werden für die Durchführung von Onlineveranstaltungen erwartet?

Für Online-Veranstaltungen gelten die gleichen Anforderungsgrundsätze, wie für projektbezogene Präsenzveranstaltungen (siehe oben). Für die technische Dokumentation sind folgende Hinweise zu beachten:

  • Die meisten Online Plattformen (Zoom, Teams, Webex, etc.) bieten die Funktion der automatischen Generierung von Teilnehmerlisten, welche die wichtigsten Informationen enthalten (Datum, Schulungsdauer, Vor- und Nachnamen der Teilnehmenden). Wichtige Voraussetzung dafür ist, dass sich alle Teilnehmenden bei der Anmeldung mit Ihrem Namen sowie ggf. dem Namen der Institution registriert haben.
  • Als zusätzlicher Nachweis können Screenshots der Veranstaltung dienen, auf denen eine Übersicht der Teilnehmenden sowie Datum / Uhrzeit der Veranstaltung (z.B. Taskleiste) erkennbar sind.

Ihnen ist ein Begriff unklar? Unser Begriffsverzeichnis umfasst alle wesentlichen Begriffe, die wir im Programm regelmäßig verwenden.