Für polnische Projektpartner – Einführung des
E-Rechnungssystem KSeF

In Polen wurde das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) [1] eingeführt. Ab dem 1. Februar 2026 ist die einzige rechtsgültige Form der Mehrwertsteuerrechnung eine standardisierte Rechnung, die im KSeF-System ausgestellt wird.

Die wichtigsten Grundsätze des KSeF:

• Jede Rechnung wird direkt im KSeF-System oder aus dem Buchhaltungsprogramm der Einrichtung, das mit dem KSeF integriert ist, ausgestellt.
• Die Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-Nummer, die ihre „Ausstellung” und „Entgegennahme” bestätigt.
• Die Rechnung existiert ausschließlich im elektronischen XML-Format (es gibt formal kein „PDF” mehr als Original), sodass es nicht mehr möglich sein wird, Beschreibungen auf der Rückseite von Papierrechnungen anzubringen, da solche Rechnungen im Geschäftsverkehr kein rechtsgültiges Dokument mehr darstellen.

Die Beschreibung der Rechnung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern eine Verbindung zwischen der Rechnung und der Beschreibung gewährleistet ist. Es besteht keine Verpflichtung, Rechnungen aus dem KSeF auszudrucken. Die Beschreibung muss den Kontrollbehörden zugänglich sein.

Der Projektpartner kann eine der folgenden Methoden zur Beschreibung von im KSeF ausgestellten Rechnungen anwenden:

A. Beschreibung im Finanz- und Buchhaltungssystem

Wenn das Finanz- und Buchhaltungssystem der Einrichtung über ein Modul zur Integration mit KSeF verfügt, kann die Beschreibung direkt im System hinzugefügt und der KSeF-Nummer der Rechnung zugeordnet werden. Der Hilfsausdruck (z. B. PDF oder Bericht aus dem System) enthält dann eine zusätzliche Beschreibung.

B. Separates „Beschreibungsblatt”

Die Beschreibung zur KSeF-Rechnung befindet sich in einer separaten Datei (z. B. Excel, Word oder PDF).

Beispiel:

Die Voraussetzung für die Akzeptanz dieser Art der Beschreibung durch die Kontrollbehörden ist:

• eine klare Verknüpfung mit der KSeF-Nummer,
• die Aufbewahrung des Beschreibungsdokuments zusammen mit der Rechnung im Jems-System,
• die Unterzeichnung durch eine befugte Person.

C. Beschreibung in den Metadaten der XML-Datei

Einige ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die zur Verwaltung der Ressourcen einer bestimmten Institution dienen, ermöglichen es, zusätzliche Felder in die KSeF-XML-Rechnung einzufügen, d. h. sogenannte benutzerdefinierte Felder. Mit dieser Funktion können in der Rechnung nicht standardmäßige Informationen angezeigt werden, die nicht zum obligatorischen Umfang der Metadaten gehören. Diese Lösung erfordert jedoch eine technische Umsetzung in der Institution.

Projektpartner, die über solche erweiterten Systemfunktionen in ihren Institutionen verfügen, können diese Lösung anwenden.

[1] Gesetz vom 5. August 2025 zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen und des Gesetzes zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen und einiger anderer Gesetze, veröffentlicht am 1. September 2025 (Gesetzblatt Pos. 1203)