Jems | Kleinteilige Projekte

Diese Online-Handreichung wurde auf Basis der Jems Version 11 erstellt.

Einzelne Jems-Bezeichnungen können sich in der Zukunft noch verändern, z.B. aufgrund neuer Jems-Versionen und Funktionen sowie Optimierung von Bezeichnungen zum besseren Verständnis der Nutzer. Bezeichnungen auf Screenshots in den Online-Handreichungen können deshalb von den Bezeichnungen im Jems abweichen.

Für wen ist diese Online-Handreichung?

Projektpartner, die Kleinteilige Projekte beantragen und umsetzen
Programmnutzer (zum Beispiel: Verwaltungsbehörde, Gemeinsames Sekretariat, Prüfbehörde)

Inhalt der Online-Handreichung?

In der Online-Handreichung sind alle wichtigen Besonderheiten für Kleinteilige Projekte im Jems zusammengefasst, die von den Online-Handreichungen für reguläre Projekte abweichen.

1. Antrag
2. Bewilligung
3. Berichterstattung
4. Wie geht es von hieraus weiter?

Tipp!

Alle Besonderheiten zu den vereinfachten Verfahren für Kleinteilige Projekte haben wir für Sie auf der Seite Kleinteilige Projekte zusammengefasst.

Kleinteilige Projekte

1. Antrag

In der Online-Handreichung „Antrag“ finden Sie alle wesentlichen Informationen zum Aufbau und Erstellen eines Antrags im Jems. Darüber hinaus beachten die Partner in Kleinteiligen Projekten die folgenden Besonderheiten:

Aufbau des Antrags

Der Jems-Antrag wurde für Kleinteilige Projekte vereinfacht und wie folgt angepasst:

C.2 Vorschuss
C.4 Arbeitsplan
E.2 Projektspezifische Pauschalbeträge, E.2.1 Kleinteilige Projekte | GS
Jems-Bezeichnungen wurden, sofern erforderlich, an die Besonderheiten für Kleinteilige Projekte angepasst. Beachten Sie die Hinweise im Jems beim Ausfüllen des Antrags.
Abschnitte / Textfelder, in denen keine Angaben erfasst werden müssen, sind entweder nur mit einem Minus-Symbol „-“ oder „- | nicht erforderlich“ gekennzeichnet.

C.2.5 Vorschuss

Vor Einreichung des 1. Antragsentwurfs kann der Antragsteller auswählen, sofern zutreffend, welche Vorschüsse er für das Projekt beantragt.

C.4 Arbeitsplan

Beachten Sie die Hinweise im Jems beim Erfassen der geplanten Aktivitäten, Output- und Ergebnis-Indikatoren im Abschnitt C.4 und C.5.

E.2.1 Projektspezifischer Pauschalbetrag

Der Bereich wird ausschließlich durch das Gemeinsame Sekretariat ab der Phase 2 Bewilligung bearbeitet.

In der Phase 1 Antragstellung muss der Antragsteller in diesem Abschnitt keine Angaben erfassen. Dies wird durch den Plausibilitäts-Check vor Einreichung sichergestellt.

Automatische Benachrichtigungen

Bei folgenden Ereignissen werden von Jems automatische Benachrichtigungen an den Leadpartner und die Partner verschickt:

application draft submitted: Der Antragsentwurf wurde im Jems eingereicht.
application draft returned to applicant: Der Antragsentwurf wurde für Änderungen durch den Antragsteller freigegeben.
application draft re-submitted: Der Antragsentwurf wurde im Jems erneut eingereicht.

Aktivieren der Automatischen Benachrichtigungen

2. Bewilligung

In der Online-Handreichung „Projektbewilligung“ finden Sie alle wesentlichen Informationen zum Bereich „II. Bewilligung“ im Jems. Darüber hinaus beachten die Partner in Kleinteiligen Projekten die folgenden Besonderheiten:

Jems-Nutzer der Partner haben ab Projektauswahl durch den Begleitausschuss nur noch Leserecht zum Antrag.

In der Phase 2 nimmt das Gemeinsames Sekretariat notwendige Anpassungen im Antrag und im Bereich II. Bewilligung vor:

Anpassung der Nutzerzuweisung
Erstellen des projektspezifischen Pauschalbetrags und erforderlichen Nachweise im Bereich E.2.1; die Daten sind im pdf-Export des Antrags verfügbar
Aktualisierung der Budgets des Leadpartners und der Partner
Aktualisierung der Finanzierung des Leadpartners und der Partner
Ergänzen von Informationen im Bereich „II. Bewilligung“

Nur der Leadpartner füllt die Jems-Erklärung aus. Partner informieren per E-Mail, welche registrierten Jems-Nutzer lesenden Zugriff zum Jems erhalten sollen.

Automatische Benachrichtigungen

contracted: Der Fördervertrag für das Projekt liegt unterschrieben von der Verwaltungsbehörde und dem Leadpartner vor, das Projekt erhält den Jems-Status „Bewilligt“.
application in modification: Der Antrag wurde für Änderungen freigegeben.
modified application submitted: Der geänderte Antrag wurde erfolgreich eingereicht.
hand-back modified application: Der geänderte Antrag wurde für Änderungen erneut freigegeben.
modified application approved: Der geänderte Antrag wurde genehmigt. Es ist eine neue Antragsversion gültig.
modified application rejected: Der geänderte Antrag wurde abgelehnt. Die zuletzt genehmigte Antragsversion bleibt weiter gültig.
application – shared folder – file upload: Im Bereich „Antrag – Dokumentenaustausch“ wurde eine Datei hochgeladen.

3. Berichterstattung

In der Online-Handreichung „Partnerbericht“ finden Sie alle wesentlichen Informationen zum Aufbau und Erstellen eines Partnerberichts im Jems. Darüber hinaus beachtet der Leadpartner in Kleinteiligen Projekten die folgenden Besonderheiten:

Der Leadpartner erstellt spätestens 1 Monat nach Ende des Projekts den Partnerbericht und reicht diesen ein.
im Reiter „Ausgabenliste“ legt der Leadpartner nur eine Ausgabe an und wählt in der Spalte „Pauschalbeträge | E.2.1“ die angezeigte Option aus.
Für die Berichterstattung der erreichten Indikator-Werte verwendet der Leadpartner die Vorlage „template_partner_report_achieved_indicators“, die im Reiter „Export“ runtergeladen wird. Die Vorlage enthält die geplanten Output- und Ergebnis-Indikatoren aus dem Antrag. Der Leadpartner erfasst in der Spalte „Erreichte Werte“ die im Zuge der Projektumsetzung erreichten Werte. Die ausgefüllte Vorlage wird im Reiter „Anlagen | Partnerbericht“ hochgeladen.

Automatische Benachrichtigungen

Reminder! end of project: Der Durchführungszeitraum des Kleinteiligen Projekts endet. Der Leadpartner erstellt im nächsten Schritt den Partnerbericht und reicht ihn innerhalb eines Monat ein.
Reminder! no partner report submitted: Die Frist für das Einreichen des Partnerberichts endete am Vortag und der Leadpartner hat bisher keinen Partnerbericht eingereicht.
partner report submitted: Der Leadpartner hat den Partnerbericht zur Kontrolle eingereicht.
partner report reopened: Der Partnerbericht wurde vom Gemeinsamen Sekretariat zur Bearbeitung durch den Leadpartner erneut freigegeben.
partner report – control finalised: Die Kontrolle für den Partnerbericht ist abgeschlossen.
partner report – control – file upload: Zum Partnerbericht wurde im Bereich „Kontrolle – Dokumentenaustausch | FLC“ eine Datei hochgeladen.
partner report – control – file delete:Zum Partnerbericht wurde die Datei im Bereich „Kontrolle – Dokumentenaustausch | FLC“ gelöscht.
application – shared folder – file upload: Im Bereich „Antrag – Dokumentenaustausch“ wurde eine Datei hochgeladen. (u.a. Auszahlschreiben der Rechnungsführenden Stelle)

4. Wie geht es von hieraus weiter?

Das Gemeinsames Sekretariat prüft die Erreichung des Projektziels.
Mit Abschluss der Prüfung des Partnerberichts veranlasst die Rechnungsführende Stelle die Auszahlung des projektspezifischen Pauschalbetrags (nach Verrechnung mit Vorschusszahlungen). Das Auszahlschreiben wird zum Antrag im Bereich „Dokumentenaustausch“ hochgeladen.