16. Januar 2026

Hinweise zur Berichterstattung
Teil 4

Neue Jems-Funktionen

Am 15.01.2026 haben wir die Jems-Version aktualisiert. Mit der Einführung dieser Version stehen Ihnen einige neue Funktionen zur Verfügung, über die wir Sie informieren möchten.

! Hinweis: Sofern erforderlich, werden wir die Jems Online-Handreichungen im Laufe des Januars 2026 aktualisieren.

1. Partnerbericht – neue Exporte

Im Reiter „Export“ stehen Jems-Nutzern ab sofort zwei neue Exporte jeweils in Deutsch und Polnisch zur Verfügung:

Ausgabenliste gesamt (Excel-Datei): mit allen tatsächlichen Ausgaben des Partners aus allen Partnerberichten -> Vorlage: Global Partner List of Expenditure
Partnerbericht (pdf): mit allen inhaltlichen und finanziellen Daten, die im Partnerbericht erfasst wurden -> Vorlage: Partner report export.

Besonderheit Kleinprojektefonds: die Exporte enthalten nur finanzielle Daten zu den Managementkosten.

2. Kontrolle – Dokumentenaustausch | FLC

Bugfix – Fehlerbehebung: im Bereich „Kontrolle“ eines Partnerberichts wurden im Bereich „Dokumentenaustausch | FLC“ nur 40 Dateien angezeigt, auch wenn mehr als 40 Dateien im Jems hochgeladen wurden. Alle Dateien konnten über den zip-Download exportiert werden.

Zur Behebung des Fehlers wurde ein „Paginator“ eingefügt, d.h. Jems-Nutzer können nunmehr selbst auswählen, wie viele Dateien in der Seitenansicht angezeigt werden.

Siehe Jems Online-Handreichung | Nützliche Tipps

3. Projektbericht – neuer Export

Im Reiter „Export“ steht Jems-Nutzern ab sofort ein neuer Export in Deutsch und Polnisch zur Verfügung:

Projektbericht (pdf): mit allen inhaltlichen und finanziellen Daten, die im Projektbericht erfasst wurden -> Vorlage: Project report export.

4. Aktualisierung der Übersetzung – Textfelder „nicht ausfüllen“

Wir haben das Standard-Jems in vielen Bereichen, wie im Antrag oder Berichterstattung, an die Besonderheiten unseres Programms angepasst.

So haben wir z.B. Textfelder, die für uns nicht von Relevanz sind und nicht ausgefüllt werden müssen, als „- | nicht erforderlich“ gekennzeichnet. Aus technischen Gründen können die Textfelder nicht ausgeblendet werden.

Um es noch klarer für die Jems-Nutzer zu visualisieren, haben wir die Jems-Bezeichnungen optimiert und im gesamten System einheitlich neu gekennzeichnet: „- | nicht ausfüllen“

Es besteht keine Notwendigkeit, dass Jems-Nutzer in diesen Textfeldern Informationen erfassen!

5. Weitere nützliche Tipps

Filterfunktion auf der Startseite

Aufgrund einiger Nachfragen möchten wir Sie auf eine Besonderheit der neuen Filterfunktion hinweisen: sobald der Filter gesetzt ist, wird der Hinweis „Filter aktiv“ angezeigt. Mit Logout merkt sich der Browser den Filter und zeigt Ihnen nach erneutem Login die Startseite mit dem aktiven Filter an.

Unser Tipp: Sie sehen nur eines Ihrer Projekte? Prüfen Sie, ob der Filter „aktiv“ ist; wenn ja, setzen Sie den Filter zurück!

Indirekte Beihilfe – Austausch Gemeinsames Sekretariat und Projekt

Sofern das Gemeinsame Sekretariat während der Projektumsetzung Informationen von den Projekten zum Thema „Indirekte Beihilfe“ erhält, werden Dokumente im Jems im Bereich „2. Bewilligung – 4. Partnerinformationen“ hochgeladen.

Automatische Jems-Benachrichtigungen

Jems verschickt standardmäßig automatische Benachrichtigungen – abhängig von verschiedenen Bedingungen. Die Benachrichtigungen dienen dazu, Aktionen zu bestätigen, z.B. das Einreichen eines Berichts, oder Jems-Nutzer an eine Aktion zu erinnern, z.B. das Einreichen von Berichten.

Sofern Sie im Einzelfall mit dem Gemeinsamen Sekretariat im Austausch sind, z.B. weil einige Projektpartner im 1. Berichtszeitraum keine Ausgaben haben oder Sie einen Bericht eingereicht haben, der jedoch zur Bearbeitung freigegeben wurde, können Sie diese Benachrichtigungen ignorieren.

Nutzer von deaktivierten Partner können im Nutzerkonto das Häkchen entfernen, um keine automatischen Benachrichtigungen zu erhalten.