Jems | Projekty o małej skali
Niniejsza instrukcja online została opracowana w oparciu o wersję 11 systemu Jems.
Poszczególne oznaczenia Jems mogą ulec zmianie w przyszłości, np. ze względu na nowe wersje i funkcje Jems, a także optymalizację oznaczeń w celu lepszego zrozumienia przez użytkownika. Oznaczenia na zrzutach ekranu w instrukcjach online mogą zatem różnić się od oznaczeń w Jems.
Dla kogo przeznaczona jest instrukcja online?
- Partnerzy projektu ubiegający się i wdrażający projekty o małej skali
- Użytkownicy programu (na przykład: Instytucja Zarządzająca, Wspólny Sekretariat, Instytucja audytowa)
Zawartość instrukcji online?
W instrukcji online zostały zebrane wszystkie ważne informacje dotyczące projektów o małej skali w systemie Jems, które różnią się od instrukcji online dotyczących projektów regularnych.
Wskazówka!
Wszystkie cechy uproszczonego postępowania dla projektów o małej skali zostały podsumowane na stronie Projekty o małej skali.
1. Wniosek
W instrukcji online „Wniosek“ można znaleźć wszystkie niezbędne informacje na temat konfigurowania i tworzenia wniosku w systemie Jems. Ponadto partnerzy w projektach o małej skali odnajdą następujące funkcje specjalne:
Struktura wniosku
Wniosek w systemie Jems został uproszczony dla projektów o małej skali i dostosowany w następujący sposób:
- C.2 Zaliczka
- C.4 Plan działań
- E.2 Specyficzne dla projektu kwoty ryczałtowe, E.2.1 Projekty o małej skali | WS
- Tam, gdzie to konieczne, oznaczenia Jems zostały dostosowane do szczególnych cech projektów o małej skali. Podczas wypełniania wniosku należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w Jems.
- Rozdziały / pola tekstowe, w których nie trzeba wprowadzać żadnych informacji zostały oznaczone symbolem minusa „-” lub „- | niewymagane”.
C.2.5 Zaliczka
Przed złożeniem 1. wzoru wniosku, wnioskodawca może wybrać, o jakie zaliczki dla projektu, jeśli dotyczy, wnioskuje.
C.4 Plan działań
Należy postępować zgodnie z instrukcjami w systemie Jems podczas rejestrowania zaplanowanych działań, wskaźników produktu i rezultatu w sekcjach C.4 i C.5.
E.2.1 Specyficzna dla projektu kwota ryczałtowa
Obszar ten jest obsługiwany wyłącznie przez Wspólny Sekretariat w fazie 2, kontraktacji.
W fazie 1 składania wniosku wnioskodawca nie musi wprowadzać żadnych danych w tej sekcji. Jest to zapewnione poprzez funkcję umożliwiającą walidację (sprawdzenie kompletności) wniosku przed złożeniem.
Automatyczne powiadomienia
2. Kontraktacja
W instrukcji online „Kontraktacja projektu“ można znaleźć wszystkie ważne informacje dotyczące obszaru „II. Kontraktacja“ w Jems. Partnerzy realizujący projekty o małej skali powinni zwrócić uwagę na poniższe kwestie:
Od chwili wyboru projektu przez Komitet Monitorujący użytkownicy systemu Jems mają prawo jedynie do odczytu wniosku.
W fazie 2 Wspólny Sekretariat dokona niezbędnych dostosowań we Wniosku i w obszarze II. Kontraktacja
- Dostosowanie przypisania użytkowników
- Utworzenie specyficznej dla projektu kwoty ryczałtowej i wymaganych dowodów w obszarze E.2.1; dane są dostępne w eksportowanym pliku wniosku w formacie PDF
- Aktualizacja budżetu partnera wiodącego i partnerów projektu
- Aktualizacja finansowania partnera wiodącego i partnerów projektu
- Uzupełnienie informacji w obszarze II. „Kontraktacja“
Oświadczenie Jems wypełnia wyłącznie partner wiodący. Partnerzy informują drogą elektroniczną, którzy zarejestrowani użytkownicy Jems powinni otrzymać dostęp do Jems w trybie odczytu.
3. Raportowanie
W instrukcji online „Raport partnera“ można znaleźć wszystkie ważne informacje dotyczące struktury i tworzenia raportu partnera w systemie Jems. Ponadto partner wiodący w projektach o małej skali powinien zwrócić uwagę na następujące elementy:
- Partner wiodący tworzy i składa najpóźniej w ciągu 1 miesiąca po zakończeniu projektu raport partnera.
- W zakładce „Lista wydatków“ partner wiodący tworzy tylko jedną pozycję wydatków i wybiera opcję wyświetloną w kolumnie „Kwoty ryczałtowe | E.2.1”.
- Do raportowania osiągniętej wartości wskaźników partner wiodący korzysta z szablonu „template_partner_report_achieved_indicators“, który można pobrać w zakładce „Export“. Szablon zawiera zaplanowane we wniosku wskaźniki produktu i rezultatu. Partner wiodący ewidencjonuje w kolumnie „Osiągnięte wartości” wypracowane podczas realizacji projektu wartości wskaźników. Wypełniony szablon należy przesłać w zakładce „Załączniki | Raport partnera”.
4. Co dalej?
- Wspólny Sekretariat sprawdza osiągnięcie celu projektu.
- Po zakończeniu weryfikacji raportu partnera jednostka księgująca wydatki zleca wypłatę specyficznej dla projektu kwoty ryczałtowej (po potrąceniu zaliczek). Pismo dotyczące wypłaty zostanie dołączone do wniosku w sekcji „Wymiana dokumentów”.
Wskazówka!
Odpowiedzi na często zadawane pytania można znaleźć w sekcji FAQ – pytania i odpowiedzi