Jems | Projekty o małej skali

Niniejsza instrukcja online została opracowana w oparciu o wersję 11 systemu Jems.

Poszczególne oznaczenia Jems mogą ulec zmianie w przyszłości, np. ze względu na nowe wersje i funkcje Jems, a także optymalizację oznaczeń w celu lepszego zrozumienia przez użytkownika. Oznaczenia na zrzutach ekranu w instrukcjach online mogą zatem różnić się od oznaczeń w Jems.

Dla kogo przeznaczona jest instrukcja online?

Partnerzy projektu ubiegający się i wdrażający projekty o małej skali
Użytkownicy programu (na przykład: Instytucja Zarządzająca, Wspólny Sekretariat, Instytucja audytowa)

Zawartość instrukcji online?

W instrukcji online zostały zebrane wszystkie ważne informacje dotyczące projektów o małej skali w systemie Jems, które różnią się od instrukcji online dotyczących projektów regularnych.

1. Wniosek
2. Kontraktacja
3. Raportowanie
4. Co dalej?

Wskazówka!

Wszystkie cechy uproszczonego postępowania dla projektów o małej skali zostały podsumowane na stronie Projekty o małej skali.

Projekty o małej skali

1. Wniosek

W instrukcji online „Wniosek“ można znaleźć wszystkie niezbędne informacje na temat konfigurowania i tworzenia wniosku w systemie Jems. Ponadto partnerzy w projektach o małej skali odnajdą następujące funkcje specjalne:

Struktura wniosku

Wniosek w systemie Jems został uproszczony dla projektów o małej skali i dostosowany w następujący sposób:

C.2 Zaliczka
C.4 Plan działań
E.2 Specyficzne dla projektu kwoty ryczałtowe, E.2.1 Projekty o małej skali | WS
Tam, gdzie to konieczne, oznaczenia Jems zostały dostosowane do szczególnych cech projektów o małej skali. Podczas wypełniania wniosku należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w Jems.
Rozdziały / pola tekstowe, w których nie trzeba wprowadzać żadnych informacji zostały oznaczone symbolem minusa „-” lub „- | niewymagane”.

C.2.5 Zaliczka

Przed złożeniem 1. wzoru wniosku, wnioskodawca może wybrać, o jakie zaliczki dla projektu, jeśli dotyczy, wnioskuje.

C.4 Plan działań

Należy postępować zgodnie z instrukcjami w systemie Jems podczas rejestrowania zaplanowanych działań, wskaźników produktu i rezultatu w sekcjach C.4 i C.5.

E.2.1 Specyficzna dla projektu kwota ryczałtowa

Obszar ten jest obsługiwany wyłącznie przez Wspólny Sekretariat w fazie 2, kontraktacji.

W fazie 1 składania wniosku wnioskodawca nie musi wprowadzać żadnych danych w tej sekcji. Jest to zapewnione poprzez funkcję umożliwiającą walidację (sprawdzenie kompletności) wniosku przed złożeniem.

Automatyczne powiadomienia

Jems wysyła automatyczne powiadomienia do partnerów i partnera wiodącego dla następujących zdarzeń:

application draft submitted: Projekt wniosku został złożony w Jems.
application draft returned to applicant: Projekt wniosku został udostępniony Wnioskodawcy w celu wprowadzenia zmian.
application draft re-submitted: Projekt wniosku został ponownie złożony w Jems.

Aktywowanie automatycznych powiadomień

2. Kontraktacja

W instrukcji online „Kontraktacja projektu“ można znaleźć wszystkie ważne informacje dotyczące obszaru „II. Kontraktacja“ w Jems. Partnerzy realizujący projekty o małej skali powinni zwrócić uwagę na poniższe kwestie:

Od chwili wyboru projektu przez Komitet Monitorujący użytkownicy systemu Jems mają prawo jedynie do odczytu wniosku.

W fazie 2 Wspólny Sekretariat dokona niezbędnych dostosowań we Wniosku i w obszarze II. Kontraktacja

Dostosowanie przypisania użytkowników
Utworzenie specyficznej dla projektu kwoty ryczałtowej i wymaganych dowodów w obszarze E.2.1; dane są dostępne w eksportowanym pliku wniosku w formacie PDF
Aktualizacja budżetu partnera wiodącego i partnerów projektu
Aktualizacja finansowania partnera wiodącego i partnerów projektu
Uzupełnienie informacji w obszarze II. „Kontraktacja“

Oświadczenie Jems wypełnia wyłącznie partner wiodący. Partnerzy informują drogą elektroniczną, którzy zarejestrowani użytkownicy Jems powinni otrzymać dostęp do Jems w trybie odczytu.

Automatyczne powiadomienia

Jems wysyła automatyczne powiadomienia do partnerów i partnera wiodącego dla następujących zdarzeń:

contracted: Umowa o dofinansowanie projektu została podpisana przez Instytucję Zarządzającą i Partnera wiodącego, projekt otrzymał w Jems status „Zakontraktowany”.
application in modification: Wniosek został udostępniony w celu wprowadzenia zmian.
modified application submitted: Zmieniony wniosek został pomyślnie złożony.
hand-back modified application: Zmieniony wniosek został ponownie udostępniony w celu wprowadzenia zmian.
modified application approved: Zmieniony wniosek został zatwierdzony. Obowiązuje nowa wersja wniosku.
modified application rejected: Zmieniony wniosek został odrzucony. Nadal obowiązuje ostatnia zatwierdzona wersja wniosku.
application – shared folder – file upload: W sekcji „Wniosek – Wymiana dokumentów” został przesłany plik.

3. Raportowanie

W instrukcji online „Raport partnera“ można znaleźć wszystkie ważne informacje dotyczące struktury i tworzenia raportu partnera w systemie Jems. Ponadto partner wiodący w projektach o małej skali powinien zwrócić uwagę na następujące elementy:

Partner wiodący tworzy i składa najpóźniej w ciągu 1 miesiąca po zakończeniu projektu raport partnera.
W zakładce „Lista wydatków“ partner wiodący tworzy tylko jedną pozycję wydatków i wybiera opcję wyświetloną w kolumnie „Kwoty ryczałtowe | E.2.1”.
Do raportowania osiągniętej wartości wskaźników partner wiodący korzysta z szablonu „template_partner_report_achieved_indicators“, który można pobrać w zakładce „Export“. Szablon zawiera zaplanowane we wniosku wskaźniki produktu i rezultatu. Partner wiodący ewidencjonuje w kolumnie „Osiągnięte wartości” wypracowane podczas realizacji projektu wartości wskaźników. Wypełniony szablon należy przesłać w zakładce „Załączniki | Raport partnera”.

Automatyczne powiadomienia

Jems wysyła automatyczne powiadomienia do partnerów i partnera wiodącego dla następujących zdarzeń:

Reminder! end of project: Okres realizacji projektu o małej skali dobiega końca. W następnym kroku Partner wiodący sporządza raport partnera i składa go w ciągu jednego miesiąca.
Reminder! no partner report submitted: Termin na złożenie raportu partnera upłynął wczoraj, Partner wiodący nie złożył dotąd raportu partnera.
partner report submitted: Partner wiodący złożył raport partnera do kontroli.
partner report reopened: Raport partnera został ponownie udostępniony przez Wspólny Sekretariat Partnerowi wiodącemu do opracowania.
partner report – control finalised: Kontrola raportu partnera została zakończona.
partner report – control – file upload: W sekcji „Kontrola – Wymiana dokumentów” | Kontrola I stopnia” przesłano plik dotyczący raportu partnera.
partner report – control – file delete: W sekcji „Kontrola – Wymiana dokumentów | Kontrola I stopnia” usunięty został plik dot. raportu partnera.
application – shared folder – file upload: W sekcji „Wniosek – Wymiana dokumentów“ został przesłany plik. (m. in. Pismo dot. wypłaty wydane przez Jednostkę księgującą)

4. Co dalej?

Wspólny Sekretariat sprawdza osiągnięcie celu projektu.
Po zakończeniu weryfikacji raportu partnera jednostka księgująca wydatki zleca wypłatę specyficznej dla projektu kwoty ryczałtowej (po potrąceniu zaliczek). Pismo dotyczące wypłaty zostanie dołączone do wniosku w sekcji „Wymiana dokumentów”.