FAQ Składanie wniosków

PYTANIE

ODPOWIEDŹ

Co oznacza pojęcie „organizacja publiczna” zastosowane w Podręczniku Programu?

Celem tego uregulowania jest zapewnienie, że tylko organizacje o wystarczających zdolnościach finansowych i administracyjnych przejmą zarządzanie projektem i staną się stroną umowy. Ma to na celu wykluczenie takich podmiotów, które nie będą w stanie udowodnić odpowiedniego zabezpieczenia.

Definicja ta opiera się, między innymi, na przepisach UE DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r.

Instytucja Zarządzająca decyduje na podstawie powyższegoć, czy podmiot kwalifikuje się jako LP do projektu.

Czy projekt może zostać przyporządkowany do więcej niż jednego celu szczegółowego?

Projekt może być powiązany tematycznie tylko z jednym celem szczegółowym. Nawet w przypadku projektów powiązanych teoretycznie z dwoma celami szczegółowymi, należy wybrać ważniejszy cel szczegółowy.

Jaki kurs EUR/PLN przyjąć przy planowaniu budżetu?

Nie ma jednoznacznego wskazania przy planowaniu budżetu, jednakże każdorazowo przy pierwszym złożeniu raportu partnera system Jems automatycznie przelicza wydatki w PLN na EUR.

Podstawą przeliczenia są co miesiąc ustalane kursy, dostępne w bazie danych InforEuro Komisji Europejskiej.

Czy partnerzy projektu muszą mieć budżety tej samej wysokości?

Budżety nie muszą być w tej samej wysokości. W określaniu wysokości budżetu każdy z partnerów powinien kierować się następującymi zasadami:

• Czy w budżecie projektu zaplanowano wszystkie koszty?
• Czy plan kosztów odpowiada zasadzie oszczędnego wydatkowania środków?
• Czy budżet odzwierciedla w sposób zrozumiały powiązanie z zaplanowanymi działaniami?
• Czy zaangażowanie partnerów projektu, ich działania i podział budżetu uzasadniają wniosek o dofinansowanie polsko-niemieckiej współpracy?

Czy do wniosku należy załączać dokumenty z rozeznania rynku dotyczące każdej pozycji budżetowej?

Zasadę pozyskania co najmniej 3 ofert reguluje prawo zamówień publicznych. Przy składaniu wniosku o dofinansowanie należy przedłożyć wyniki rozeznania rynku. Natomiast przestrzeganie zasad zamówień publicznych sprawdzane będzie na etapie rozliczania wydatków.

Czy we wniosku należy utworzyć jedno czy dwa działania dotyczące komunikacji?

W celu zapewnienia minimalnych wymagań programowych dla działań komunikacyjnych projektu, każdy projekt tworzy w tym zakresie dwa działania: „Standardowe działania komunikacyjne” oraz „Działania komunikacyjne specyficzne dla projektu”.

Czy jest ustalone, jaka maksymalnie może być wartość projektu?

Nie została ustalona maksymalna wartość projektu, natomiast przy wnioskowaniu o dofinansowanie należy mieć na uwadze dostępne w naborze środki i prawdopodobieństwo udziału w naborze innych wnioskodawców oraz rodzaj celu specyficznego. W budżecie projektu należy uwzględnić wyłącznie te wydatki, które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu.

Czy projekt o budżecie poniżej 200.000 EUR będzie otrzymywał zaliczki czy cała dotacja zostanie wypłacona dopiero po zakończeniu projektu?

W Programie nie przewiduje się wypłacania zaliczek.

Czy można zaplanować składanie raportów częściej niż co pół roku?

Jems dzieli okresy realizacji projektu automatycznie na 6-miesięczne okresy sprawozdawczości. Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości częstszego rozliczania projektów. Istnieje jednak możliwość złożenia w połowie okresu sprawozdawczego czysto finansowego raportu partnera, jeśli wartość całkowita wydatków wynosi minimum 50.000 EUR.

Czy można zastosować stawkę ryczałtową na koszty personelu w wysokości 20% od KK4 i KK5, mimo że w KK6 również są zaplanowane koszty?

Stawkę ryczałtową na koszty personelu w wysokości do 20% można zastosować tylko wtedy, gdy projekt obejmuje wydatki w obszarach KK4 i/lub KK5. Jeśli zaplanowano koszty w KK6, można zastosować ryczałtową stawkę na koszty personelu w wysokości do 10%.

Jak zaplanować wspólny wydatek, jeśli w Programie nie ma przewidzianych kosztów dzielonych?

Rozliczenie kosztów projektu, które będą ponoszone wspólnie przez partnerów projektu należy odrębnie uregulować przy uwzględnieniu obowiązujących przepisów prawa.

W niektórych projektach zamiast podziału kosztów, możliwy jest podział zadań projektowych między partnerami projektu.

Czy inwestycja, która nie jest budową, na przykład portal internetowy wraz z aplikacją mobilną, należy ująć w pakiecie roboczym w kolumnie „inwestycje”?

Wszystkie wydatki, które wnioskodawca uważa za spełniające definicję wydatków inwestycyjnych opisaną w sekcji 2.2.3.4 Podręcznika, powinny być wymienione w kolumnie „Inwestycje” w pakiecie roboczym. W przypadku takich inwestycji „niebudowlanych” załączniki nr 4 (dokumenty dotyczące planowania budowy) i 5 (informacje o statusie pozwolenia na budowę) są pomijane we wniosku (faza 1).

Uwaga: Załącznik nr 6: Dokument potwierdzający zdolność do utrzymannia trwałości, który należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie, pozostaje obowiązkowy (patrz tabela Dokumenty faza 1: Składanie wniosku w rozdziale 8.2.1 Podręcznika Programu).

Czy jest wystarczające, jeżeli dokumenty dotyczace działań budowlanych zawierają minimum informacji?
1. oświadczenie partnera projektu, w jakiej formie istnieje prawo do dysponowania
2. opis konstrukcji
3. rysunek ogólnego projektu w tym program przestrzenny i funkcjonalny program przestrzenny i funkcjonalny
4. Kalkulacja kosztów
Obecnie dostępny jest wstępny plan planowanego działania.

W przypadku planowanych działań budowlanych, wszystkie dokumenty
wymienione w punktach 4, 5 i 6 w tabeli w rozdziale 8.2.1 Podręcznika Programu muszą zostać złożone w całości przez partnera wiodącego (tj. 4. dokumenty planowania budowy [dla partnerów niemieckich odpowiadające fazie prac 3 zgodnie z HOAI], 5.Status prawa budowlanego (co najmniej pozytywne wstępne zgłoszenie budowlane) i 6. dowód potwierdzający jego trwałość).

Czy wymogi formalne dotyczące wniosku/partnera zostaną spełnione, jeżeli zostanie przedłożona dokumentacja budowlana dla etapu 1-2, a etap 3 został rozpoczęty, jednak w momencie składania wniosku postępowanie będzie jeszcze w toku?

W celu zapewnienia realizacji działania, wnioskodawca przedłożyłby następujące gwarancje wraz z wnioskiem:
1. dokumentacja budowlana dla etapu prac 1-2
2. dowód udzielenia zamówienia na etap prac 3 (udzielenie zamówienia)
3. oświadczenie, że do czasu posiedzenia Komitetu Monitorującego dokumentacja budowlana dla etapu prac 3 zostanie przedłożona.

Przedstawiona procedura/propozycja nie może skutkować akceptacją spełnienia wymogu formalnego. Wiążącym kryterium spełnienia tego wymogu jest jedynie ukończenie fazy 3 usługi.

Jak dalece na etapie składania wniosków muszą być zaawansowane fazy usług/przetargów na przebudowy i remonty, aby spełniały kryteria formalnie?

Zgodnie z Podręcznikiem Programu dla Partnerów Projektów z Kosztami robót budowlanych i infrastruktury (KK6), przy składaniu wniosku następujące
dokumenty (załączniki nr 4-6) są obowiązkowe :

• Dokumentacja dot. planów budowlanych, status: Planowanie projektu zgodnie z fazą 3 HOAI (PP DE) lub porównywalne (PP DE i PL) zawierające co najmniej następujące informacje:
  1. oświadczenie partnera projektu o posiadanej formie prawa do dysponowania nieruchomością
  2. opis budowy
  3. graficzne przedstawienie całości projektu budowlanego, w tym program przestrzenny i funkcjonalny
  4. kalkulacja kosztów
• Informacje na temat stanu prawa budowlanego – Jeśli ma to zastosowanie, do wniosku należy dołączyć pozwolenie na budowę wydane przez właściwy organ.

Jeśli nie jest ono jeszcze dostępne w momencie składania wniosku, obowiązują następujące zasady:
1. w przypadku robót budowlanych po stronie niemieckiej: przedłożenie pozytywnego wstępnego zapytania o budowę
2. dla robót budowlanych po stronie polskiej: oświadczenie o zobowiązaniu się do złożenia: prawomocnego pozwolenia na budowę lub innych wymaganych prawem dokumentów, wymaganych do rozpoczęcia prac budowlanych i gwarantujących terminową realizację projektu.

• Dokument potwierdzający zdolność do utrzymania trwałości przedsięwzięcia (kalkulacja rentowności, koncepcja eksploatacji) w okresie do 5 lat od zakończenia projektu:
  1. opis zarządzania inwestycją (wykorzystanie, zarządca itp.)
  2. planowane wydatki i dochody
  3. regulacje dotyczące finansowania wszelkich deficytów, które mogą pojawić się podczas eksploatacji.

Czy istnieje lista biegłych rewidentów (dotyczy planowania kosztów związanych z kontrolą I stopnia), z której wnioskodawcy mogą wybierać? Pytanie to dotyczy jedynie niemieckich wnioskodawców.

Publikacja listy biegłych rewidentów nie jest planowana. Zainteresowani partnerzy (z BB i MV) proszeni są o znalezienie odpowiedniego audytora na wolnym rynku.

Ile ofert należy złożyć, aby uzasadnić koszty w planie kosztów projektu?

Zgodnie z zasadami udzielania zamówień publicznych.

Jeśli oferty znacznie się różnią, jakie kryteria należy zastosować, aby wybrać kontrolera I stopnia (FLC) do planu kosztów projektu?

Zgodnie z zasadami udzielania zamówień publicznych.

Czy FLC powinno być ustalane dla wszystkich partnerów przez partnera wiodącego, czy też każdy partner powinien zrobić to sam?

Dla każdego z partnerów osobno.

Koszty FLC mają być dzielone między partnerów, czy mają być ponoszone tylko przez partnera wiodącego?

Każdy partner ponosi koszty FLC dotyczące certyfikacji jego własnych wydatków.

Czy wnioskodawcy, którzy utworzyli, ale nie przesłali wniosku w Jems w zakończonych naborach, będą mogli uzyskać dostęp do tych danych w przyszłości? Czy wygenerowane niezłożone wnioski zostaną usunięte?

Projekty utworzone w wersji roboczej pozostają w systemie nawet po zakończeniu naboru i są dostępne dla wnioskodawców.
Nie ma jednak możliwości edytowania i złożenia wersji roboczej wniosku w kolejnym naborze.

Czy w przypadku uczelnii publicznej Oświadczenie dot. Przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE (Dokumenty fazy 1, Załącznik nr 7) można modyfikować? Uczelnia publiczna nie jest jednostką samorządu terytorialnego lub podmiotem przez nią kontrolowanym lub od niej zależnym.

Zgodnie z zapisami Podręcznika Programu oświadczenie to dotyczy wszystkich polskich samorządów oraz polskich instytucji administrowanych lub nadzorowanych przez samorządy. Załącznik ten nie dotyczy pozostałych wnioskodawców.

Czy podczas planowania budżetu projektu uzasadnione będzie powierzenie osobie zatrudnionej do projektu dodatkowo umowy zlecenia np. na opracowania tekstowe? Jako zadanie nie będzie to uwzględnione w formalnym oddelegowaniu lub zakresie obowiązków pracownika. Czy koszty takiej umowy będzie można rozliczyć w projekcie?

Zgodnie z zapisamii Podręcznika Programu (Rozdział 4.5 Wydatki niekwalifikowalne), koszty wynagrodzeń wypłacanych pracownikom zatrudnionym przez partnera projektu i podlegającym składkom na ubezpieczenie społeczne nie mogą być rozliczane w projektach Interreg. Koszty takich umów o świadczenie usług są zaliczane do wydatków niekwalifikowalnych zgodnie z rozdziałem 4.5 Podręcznika Programu.

W jaki sposób podzielić ryczałt na przygotowanie i zamknięcie projektu między partnerów projektu?

Koszty przygotowania i zamknięcia są automatycznie dodawane do budżetu partnera wiodącego (LP) po wybraniu go w Jems. Oznacza to, że partner wiodący ma wyższy budżet i odpowiednio wyższy wkład własny w projekt. Kwota dofinansowania z EFRR na pokrycie tych kosztów jest wypłacana wyłącznie partnerowi wiodącemu. Jej dalszy podział pozostaje w gestii partnerstwa projektowego. Zaleca się, aby projekty zawierały odpowiednie postanowienie w umowie partnerskiej dotyczącej projektu (załącznik nr 2, tabela Dokumenty faza 1: Składanie wniosku o dofinansowanie w rozdziale 8.2.1 Podręcznika Programu).

Gmina planuje wybudować ścieżki rowerowe na odcinku przygranicznym. Miejscami pasy drogowe są zawężone i będzie zachodziła konieczność pozyskania dodatkowych gruntów, które mają różnych właścicieli. Czy zakup gruntów prywatnych lub wypłata odszkodowania za przejęcie gruntów prywatnych będzie kosztem kwalifikowalnym w projekcie?

W Programie dopuszcza się nabycie gruntów, o ile kwota nie przekracza 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych dla danego projektu. W przypadku terenów odłogowanych i poprzemysłowych z zabudowaniami limit ten wzrasta do 15%. Wyłączone są projekty z zakresu ochrony środowiska (zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 2021/1060, art. 64 (1) b).

Treść art. 64 (1) b rozporządzenia nr 2021/1060, które jest przytoczone w tej regulacji, potwierdza tą możliwość.

Wydatek nabycia gruntów należy zakwalifikować w ramach kosztów robót budowlanych i infrastruktury. Szczegółowy opis wydatków kwalifikowalnych w ramach tej kategorii kosztów znajduje się w rozdziale 4.3.6 Podręcznika Programu.

Czy jest możliwe zatrudnienie personelu projektu na umowę zlecenie (umowę cywilnoprawną)? Dotyczy strony polskiej

Zgodnie z Podręcznikiem Programu – tak można, ale forma zatrudnienia musi posiadać wyraźne cechy pracy zleconej!!!!! Należy pamiętać również o tym, że od umów cywilnoprawnych nie można ponieść kosztów delegacji w ten sposób zatrudnionego pracownika.