Dla polskich partnerów projektów – wprowadzenie systemu e-faktur KSeF

W Polsce wdrożono Krajowy System e-Faktur (KSeF) [1]. Od 1 lutego 2026 r. jedyną formą prawną faktury VAT będzie faktura ustrukturyzowana wystawiana w systemie KSeF.

Kluczowe zasady KSeF:

• każda faktura będzie wystawiana bezpośrednio w systemie KSeF lub z programu księgowego instytucji, który ma integrację z KSeF,
• faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który potwierdza jej „wystawienie” i „odbiór”,
• faktura istnieje wyłącznie w formacie elektronicznym XML (nie ma już formalnie „PDF-a” jako oryginału), tym samym nie będzie możliwe nanoszenie opisów na odwrocie papierowych faktur, gdyż takie faktury nie będą już dokumentem prawnym w obrocie gospodarczym.

Opis faktury może być prowadzony w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia powiązania między fakturą a opisem. Nie ma obowiązku drukowania faktur z KSeF. Opis musi być dostępny dla instytucji kontrolnych.

Partner projektu może stosować jeden ze sposobów opisywania faktur wystawionych w KSeF, tj.:

A. Opis w systemie finansowo–księgowym

Jeżeli system finansowo-księgowy instytucji posiada moduł do integracji z KSeF, można dodać opis bezpośrednio w systemie i przypisać go do numeru KSeF faktury. Wydruk pomocniczy (np. PDF lub raport z systemu) będzie zawierać wówczas dodatkowy opis.

B. Osobny „arkusz opisowy”

Opis do faktury KSeF znajduje się w osobnym pliku (np. Excel, Word lub PDF).

Przykład:

Warunkiem akceptacji przez instytucje kontrolne tego sposobu opisu jest:

• jasne powiązanie z numerem KSeF,
• przechowywanie dokumentu opisowego razem z fakturą w systemie Jems,
• podpisanie go przez osobę upoważnioną.

C. Opis w metadanych pliku XML

Niektóre systemy ERP (Enterprise Resource Planning), które służą do zarządzania zasobami danej instytucji pozwalają dodać dodatkowe pola w fakturze XML KSeF, czyli tzw. pola własne użytkownika. Funkcja ta pozwala pokazać w fakturze informacje niestandardowe, niewchodzące w obowiązkowy zakres metadanych. Rozwiązanie to wymaga jednak technicznego wdrożenia w instytucji.

Partnerzy projektu, którzy posiadają takie rozszerzone funkcjonalności systemu w swoich instytucjach, mogą stosować to rozwiązanie.

[1] ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, opublikowaną 1 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1203)