Wskazówki dotyczące sprawozdawczości

Na podstawie doświadczeń kontrolerów I stopnia opracowaliśmy kilka wskazówek dla partnerów projektu po rundzie pytań i odpowiedzi na temat raportowania w dniu 15 maja 2025 r. Prosimy naszych partnerów projektu o wzięcie ich pod uwagę podczas przygotowywania i wypełniania kolejnych raportów partnerów. Jems  Instrukcja Online – Raport partnera została odpowiednio zaktualizowana.

Wypełnianie pól tekstowych w Jems

Podczas wypełniania pól tekstowych należy upewnić się, że wybrano odpowiedni język, w którym pole tekstowe ma zostać wypełnione.

• jasnoniebieskie tło: należy wypełnić pola tekstowe w języku podświetlonym na jasnoniebiesko. Należy kliknąć inny język (białe tło), aby zmienić język wypełniania pola tekstowego.

• z małymi kółkami: pole tekstowe nadal wymaga wypełnienia
• bez małych kółek: pole tekstowe zostało wypełnione.

Lista wydatków w raporcie partnera

W liście wydatków informacje zapisywane są w odpowiednim języku partnera projektu w języku niemieckim lub polskim. Informacje o merytorycznych postępach partnera są zapisywane w raporcie partnera w języku niemieckim i polskim.
Podręcznik Projektu Rozdział 6.2.1

Przygotowanie kolejnych raportów partnera

Jeśli raport partnera jest w trakcie kontroli I stopnia, a za następny okres sprawozdawczy ma zostać przygotowany i przesłany kolejny raport partnera: przed utworzeniem nowego raportu należy zaczekać na zakończenie kontroli I stopnia przesłanego raportu partnera lub skontaktować się bezpośrednio z kontrolerem I stopnia.

Powód: Jeśli raport został przesłany do kontroli I stopnia i jest aktualnie sprawdzany, a następnie tworzony będzie kolejny raport partnera, ma to wpływ na dalsze przetwarzanie raportu partnera, który jest obecnie w trakcie kontroli i ma zostać udostępniony do modyfikacji.
Jems Instrukcja Online Kontrola I stopnia, Punkt 4. Udostępnienie raportu do edycji

@ Partnerzy: Należy pamiętać o terminowym składaniu raportów partnera oraz o informowaniu z odpowiednim wyprzedzeniem partnera wiodącego oraz kontrolera I stopnia o wszelkich przewidywanych opóźnieniach w przygotowywaniu raportów, w tym o ich przyczynach (zob. Podręcznik Programu, rozdział 6.2.1). Partner wiodący przekazuje te informacje do Wspólnego Sekretariatu. W przyszłości Jems będzie przypominać partnerom o niedotrzymanych terminach za pomocą automatycznego powiadomienia.

@ Kontrolerzy I stopnia: od 4 czerwca 2025 r. kontrolerzy I stopnia mogą eksportować listę wydatków raportu partnera wraz z uwzględnieniem danych osobowych.