Jems | Wniosek

Niniejsza instrukcja online została stworzona w oparciu o Jems w wersji 10.

Poszczególne określenia w Jems mogą ulec w przyszłości zmianie, np. ze względu na nowe wersje i funkcje Jems, a także ich optymalizację w celu lepszego zrozumienia przez użytkowników. Z tego względu określenia na zrzutach ekranu w instrukcjach online mogą różnić się od określeń w systemie Jems.

• Partnerzy wiodący i partnerzy przygotowujący wniosek
• inni użytkownicy Programu (na przykład: Instytucja Zarządzająca, Wspólny Sekretariat, Instytucja Audytowa)

1. Wniosek

Pod pozycją menu „Moje projekty” znajduje się:

• Lista projektów: czyli te, które użytkownik sam wygenerował lub do których użytkownik został przypisany jako wspierający albo partner projektu
• Lista z otwartymi naborami: czyli te, w których użytkownik może utworzyć i złożyć swój wniosek. W otwartym naborze można utworzyć wniosek w sekcji „Akcja”.

Przed wypełnieniem wniosku należy zdefiniować akronim dla projektu.

Ważne

Podczas otwartego naboru, wniosek generuje partner wiodący użytkownik, który następnie ten wniosek składa. Informacje zawarte we wniosku mogą zostać zmodyfikowane w dowolnym momencie przed jego złożeniem.

Wskazówki do pracy z Jems

• Zapisuj regularnie wprowadzone przez siebie dane!
• Po zalogowniu przez dłuższą chwilę nie byłeś aktywny w systemie, ale chcesz dalej pracować nad wnioskiem -> wyloguj się z systemu i zaloguj się od razu ponownie.

2.1 Wniosek

Wypłnij wniosek krok po kroku!

Wskazówki w zakresie wypełniania pól:
• Czerwone gwiazdki = pola obowiązkowe/ dane minimlne które muszą być wprowadzone, aby pole z danymi móc zapisać.
• i = dodatkowe informacje i wskazówki do wniosku.

Podręcznik Programu zawiera konkretne wskazówki przy planowaniu treści projektowych i budżetów partnerskich, w szczególności następujące rozdziały:
• 1.2 Priorytety Programu
• 1.5 Wkład Programu w strategie i polityki
• 1.6 Zasady horyzontalne
• 2. Opracowywanie projektu
• 4. Wytyczne kwalifikowalności wydatków
• 5. Szczególne rodzaje projektów
• 7. Informacja i promocja
• 8.2 Załączniki do wniosku o dofinansowanie

Wskazówka: W Podręczniku Programu w rozdziale 3.1 składanie wniosku o dofinansowanie opisana jest cała procedura składania wniosku.

Wniosek o dofinansowanie offline

Wskazówka: wykorzystaj wniosek o dofinansowanie offline na wspólne przygotowanie i uzgodnienie treści wniosku w języku polskim i niemieckim.

• Wniosek o dofinansowanie offline zawiera wiele wskazówek dotyczących wypełnienia wniosku, wraz z uwzględnieniem maksymalnej liczby znaków, które można wprowadzić w pole tekstowe.
• Teksty mogą zostać wprowadzone do elektronicznego systemu Jems za pomocą funkcji copy & paste.

2.2 Załączniki | Wniosek

W Podręczniku Programu w rozdziale 8.2.1 „załączniki do wniosku o dofinansowanie“ znajduje się lista wszystkich załączników, które są wymagane podczas składania wniosku, w tym również wskazówki w których kategoriach dane do wniosku w Jems powinny zostac dołaczone.

Dozwolone formaty plików: docx, xlxs, pptx, pdf, jpeg, jpg, png

Dozwolona wielkość dokumentów: max. 50 MB

2.3 Sprawdzenie i złożenie

Regularnie sprawdzaj, czy aplikacja jest całkowicie wypełniona, czy też czegoś w niej brakuje.

Wstępna weryfikacja wniosku przed złożeniem – NOWOŚĆ!

Program umożliwia przeprowadzenie dodatkowej weryfikacji wstępnej wniosku na zasadzie dobrowolności (zob. Podręcznik Programu, rozdział 3.1.4). W tym celu wnioskodawcy składają ostateczny projekt wniosku do Wspólnego Sekretariatu poza systemem Jems – przed oficjalnym złożeniem projektu w Jems!

W celu pomyślnego zweryfikowania wniosku zaleca się wygenerowanie wypełnionego formularza wniosku za pomocą eksportu wniosku PDF w Jems. Alternatywnie można skorzystać z formularza wniosku offline. Zgłoszenia należy przesyłać do Wspólnego Sekretariatu pocztą elektroniczną – jeśli to możliwe – w obu wersjach językowych.

W rezultacie wnioskodawcy otrzymują w ciągu 14 dni pisemną informację zwrotną dotyczącą m.in.

• czytelności i zrozumiałości
• transgranicznej wartości dodanej ich wniosku oraz
• jego zgodności z wybranym celem szczegółowym.

Wyniki wstępnej weryfikacji nie będą przedmiotem dalszych konsultacji.

! Uwaga: Skorzystanie ze wstępnej weryfikacji wniosku nie uprawnia do późniejszego wyboru projektu przez Komitet Monitorujący.

Złożenie

Przed złożeniem wniosku przeprowadzana jest automatyczna kontrola poprawności.
W wyniku kontroli wyświetlona zostanie lista brakujących lub niespójnych danych. Po wprowadzeniu niezbędnych uzupełnień do wniosku, kontrola poprawności zostaje przeprowadzona ponownie.

Możliwe są następujące komunikaty:

Wniosek można złożyć, tylko gdy wszystkie komunikaty wyświetlane są na zielono.

2.4 Eksport

Następujące części wniosku mogą zostać wyeksportowane:

• Wniosek bez budżetu w formacie pdf > przycisk eksport: Standard application form export
• Budżet w formacie xlsx -> przycisk eksport: Standard budget export

Obok wciśnięcia przycisku export wybierają Państwo:

• Wersję wniosku
• Język systemu
• Język wprowadzania

Eksport danych: przeglądarka uruchamia automatycznie proces pobrania wskazanych danych.

2.5 Przypisanie użytkowników

Partnerzy projektu mogą wspierać partnera wiodącego w wypełnianiu wniosku w Jems.

1. krok: każdy wspierający użytkownik rejestruje się samodzielnie w Jems.
2. krok: partner wiodący – użytkownik, który wygenerował wniosek (uprawnienie: Zarządzaj), nadaje uprawnienia do czytania lub edytowania/pisania we wniosku poprzez

• wprowadzenie pełnego adresu e-mailowego danego użytkownika, przy pomocy którego dana osoba zarejestrowała się w Jems
• przypisuje użytkownikowi uprawnienie –> Czytaj albo Edytuj
• Uwaga: Od statusu projektu „Wniosek w modyfikacji (przed kontraktacją)” tylko użytkownik partnera wiodącego ma uprawnienia do zapisu we wniosku, natomiast partnerzy projektu mają uprawnienia tylko do odczytu.

WAŻNE! Od statusu „Zatwierdzony” przypisanie użytkownika jest zarządzane przez Program. Od tego momentu partner wiodący ma tylko uprawnienie „Edytuj”. Wszelkie zmiany w uprawnieniach Jems są przekazywane do Programu za pośrednictwem formularza Oświadczenie o osobach uprawnionych do korzystania z Jems. Odpowiednie zmiany
w uprawnieniach są następnie wprowadzane przez Program.

Wskazówka: Praca równoległa we wniosku

Jednoczesna praca wielu użytkowników w tej samej części wniosku może spowodować utratę danych. Może się tak stać w przypadku, gdy wprowadzone przez jednego użytkownika treści omyłkowo zostaną nadpisane na treściach innego użytkownika.

Zalecenia

• Uzgodnijcie Państwo pomiędzy partnerami, kto i kiedy wprowadza dane i pracuje na treści wniosku.
• Przed złożeniem wniosku należy dokładnie sprawdzić jego treść.

3.1 Pisemne potwierdzenie do wniosku złożonego elektronicznie

WAŻNE!

Należy pamiętać, że po złożeniu wniosku w systemie Jems, „Załącznik 1 – Potwierdzenie do wniosku złożonego elektronicznie” musi zostać podpisane przez partnera wiodącego i złożone do Wspólnego Sekretariatu w formie papierowego oryginału w ciągu 14 dni.

Wzór dokumentu: https://www.interreg6a.net/pl/skladanie-wnioskow/

3.2 Status opracowania

Oznaczenie

3.3 Automatyczne powiadomienia

Jems wysyła automatyczne powiadomienia do partnera wiodącego i partnerów, gdy wystąpią następujące zdarzenia:

• application submitted: Partner wiodący złożył wniosek.
• application – shared folder – file upload: W obszarze „Załączniki | Wniosek“ został przesłany dokument.

Aktywowanie automatycznych powiadomień

4. Co dzieje się dalej?

Informacje na ten temat można znaleźć w Instrukcji online dotyczącej kontraktacji projektów:

• na temat struktury sekcji Jems „II Kontraktacja”