FAQ Raportowanie

W tej sekcji FAQ znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące procesu składania wniosków, partnerstwa projektowego czy kwalifikowalności kosztów.

PYTANIE

ODPOWIEDŹ

Jaki jest ostateczny termin na złożenie raportu partnera?

Raport partnera jest składany w okresie 30 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego do Kontroli I stopnia (patrz podręcznik programu rozdział 6.2.1). Termin raportowania wyświetlany w sekcji Jems „Zatwierdzenie – Harmonogram raportowania” może różnić się o kilka dni w kilku przypadkach ze względu na automatyczne obliczenia.

Czy należy złożyć raport partnera, jeśli w pierwszym okresie sprawozdawczym nie poniesiono żadnych wydatków?

Nie, nie trzeba składać raportu partnera. Należy poinformować partnera wiodącego i kontrolera I stopnia. Partner wiodący natomiast informuje Wspólny Sekretariat (patrz Podręcznik Programu, rozdział 6.2.1).

Co się stanie, jeśli nie można dotrzymać terminów raportowania?

W przypadku braku możliwości złożenia raportu partnera w terminie, należy poinformować o tym partnera wiodącego i Kontrolera I stopnia z odpowiednim wyprzedzeniem o spodziewanym opóźnieniu oraz o jego przyczynach (patrz podręcznik programu, rozdział 6.2.1). Partner wiodący przekaże tę informację do Wspólnego Sekretariatu. Dotyczy to również przypadku, kiedy z powodu braku wydatków nie zostanie sporządzony raport partnera za dany okres sprawozdawczy.

Jaki jest termin na złożenie raportu o projekcie?

Złożenie raportu o projekcie następuje po scertyfikowaniu wszystkich raportów partnera nie później niż 4 miesiące po zakończeniu okresu sprawozdawczego (patrz sekcja Jems „Zatwierdzenie – Harmonogram raportowania”).

Czy można złożyć raport o projekcie, jeśli nie wszystkie raporty partnerów są dostępne?

Co do zasady, partner wiodący przedkłada wszystkie scertyfikowane raporty partnerów projektu w raporcie o projekcie za dany okres sprawozdawczy. Jeśli Kontrola I stopnia partnera projektu jest znacznie opóźniona (przekroczenie terminów raportowania zgodnie z harmonogramem raportowania Jems > 1 miesiąc), partner wiodący informuje o tym w raporcie o projekcie (patrz podręcznik programu rozdział 6.2.3).

Czy raport o projekcie musi zostać złożony, jeśli żaden z partnerów projektu nie poniósł wydatków w danym okresie sprawozdawczym?

Rzadkim wyjątkiem może być sytuacja, w której wszyscy partnerzy projektu nie ponieśli żadnych wydatków w danym okresie sprawozdawczym. W takim przypadku partner wiodący albo informuje Wspólny Sekretariat poza systemem Jems albo składa raport o projekcie (rodzaj raportu: merytoryczny). W obu przypadkach partner wiodący informuje o przyczynach (w zakładce „Informacje podstawowe” raportu o projekcie w sekcji „Problemy w realizacji projektu”), dla których nie ma scertyfikowanych żadnych raportów partnera.

W odniesieniu do 1. okresu sprawozdawczego: W ramach fazy wyjaśniania (przygotowanie do zatwierdzenia) istnieje ostateczna możliwość dostosowania daty rozpoczęcia projektu, tj. o ile wymagane, partner wiodący może w porozumieniu z partnerami projektu, przesunąć datę rozpoczęcia projektu w uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza jeśli można przewidzieć, że wszyscy partnerzy projektu nie przeprowadzą żadnych działań ani nie poniosą żadnych wydatków w pierwszym okresie sprawozdawczym innym niż zaplanowano w pierwotnym wniosku (wersja 1). W tym celu w dokumencie wyjaśniającym znajduje się osobny punkt, który partner wiodący musi potwierdzić.

Czy część merytoryczną raportu partnera i raportu o projekcie można eksportować z systemu Jems?

W obecnej wersji systemu Jems 11 nie jest to możliwe. Wersja systemu Jems 12 początkowo umożliwi eksport w języku angielskim (wprowadzenie planowane na koniec 2. / początek 3. kwartału 2025 r.).

Jak mogę dodać lub usunąć wydatki po złożeniu raportu partnera?

Po złożeniu raportu partnera nie można dodawać kolejnych wydatków lub usuwać istniejących wydatków, podczas, gdy raport jest udostępniany do opracowania. Aby móc edytować dane na liście wydatków w późniejszym terminie, Kontroler I stopnia powinien skorzystać z opcji cofniętych wydatków. W takim przypadku Kontroler I stopnia zeruje odpowiednie wydatki dla bieżącego raportu partnera i kończy kontrolę raportu partnera. W kolejnym raporcie partnera, który jest tworzony dla nowego okresu sprawozdawczego, partner projektu może ponownie dodać wcześniej cofnięte wydatki. Po dodaniu, partner projektu może edytować dane wydatków i dodawać nowe wydatki.

Czy koszty przygotowawcze mogą być rozliczone w raporcie partnera?

Koszty przygotowawcze nie są rozliczane w raporcie partnera. Wypłata kosztów przygotowawczych następuje automatycznie przez Instytucję księgującą wydatki (płatniczą) po zatwierdzeniu i całkowicie niezależnie od raportowania (patrz Podręcznik Programu wersja 2.2 rozdziały 4.4.1.3 i 4.4.2.3).

Czy późniejsze płatności z tytułu kosztów personelu (np. płatności podatku dochodowego lub składek na ubezpieczenie społeczne personelu projektu) za już zakończony okres sprawozdawczy są kwalifikowalne, jeżeli zostały opłacone po zakończeniu zamkniętego okresu sprawozdawczego i rozliczone w raporcie partnera za zakończony okres sprawozdawczy?

Późniejsze płatności za usługi związane z projektem (np. koszty personelu), które zostały przypisane do już zakończonego okresu sprawozdawczego, mogą być składane w zakończonym okresie sprawozdawczym po konsultacji z kontrolerem I stopnia, jeżeli data płatności przypada przed złożeniem danego raportu partnera. W przypadku ostatniego okresu sprawozdawczego należy zapewnić możliwość, żeby płatność została dokonana przed złożeniem końcowego raportu partnera do kontrolera I stopnia (patrz Podręcznik Programu rozdział 4.1.3)

Wskazówka dla partnerów projektu i kontrolerów I stopnia:

W Jems procedura walidacji (sprawdzenia kompletności) wyświetla na pomarańczowo komunikat przed złożeniem raportu partnera, jeżeli data płatności danego wydatku wykracza poza okres sprawozdawczy wybrany dla raportu partnera w zakładce „Informacje podstawowe”. Komunikat wyświetlony na pomarańczowo umożliwia złożenie raportu partnera. Kontroler I stopnia może również zainicjować procedurę walidacji (sprawdzenia kompletności) po przesłaniu raportu partnera, żeby sprawdzić, czy raport partnera zawiera wydatki z datami płatności wykraczającymi poza dany okres sprawozdawczy.

Jaką datę należy wprowadzić w systemie Jems jako datę płatności z tyt. kosztów personelu?

Data płatności jest dniem płatności wychodzącej z konta partnera projektu na rzecz pracownika projektu.

Czy koszty personelu są ewidencjonowane w Jems jako jedna pozycja wydatków (w tym, podatek i składki na ubezpieczenie społeczne)?

Tak, koszty te muszą być zasadniczo wprowadzone jako wydatek. Jeśli są to późniejsze płatności (patrz Podręcznik Programu rozdział 4.1.3), kwoty muszą być ujmowane oddzielnie.

Kiedy należy utworzyć w raporcie partnera w systemie Jems Zamówienie poniżej wartości progowej UE?

Zamówienie należy utworzyć w systemie Jems tylko wtedy, gdy wartość zamówienia przekracza wartość progową UE (patrz Instrukcja online Jems | Raport partnera (pkt 2.3)). W części merytorycznej raportu partnera (zakładka: Plan pracy | Postępy) można uwzględnić informacje o zamówieniach poniżej wartości progowej przeprowadzonych w danym okresie sprawozdawczym.

Jakich dowodów oczekuje się w przypadku organizacji wydarzeń?

Przy organizacji wydarzeń związanych z projektem są prowadzone listy obecności. Listy obecności służą jako dowód do udokumentowania kosztów wydarzeń projektowych i / lub wypełnienia wskaźników projektowych (np. udział w działaniach transgranicznych). W celu jednoznacznej identyfikacji odniesienia do projektu, odniesienia do programu i obecności, listy obecności powinny zawierać następujące minimalne informacje:

• Nazwa, data i miejsce wydarzenia
• Nazwa projektu (logo projektu, jeśli dostępne)
• Nazwa programu (logo programu)
• Imię, nazwisko, nazwa instytucji i kraj uczestników
• W stosownych przypadkach, grupa docelowa uczestników: np. firmy lub obywatele obszaru objętego programem, itp.
• Podpisy uczestników
• Opcjonalnie: Dane kontaktowe uczestników (e-mail, telefon, adres instytucji), zdjęcia, oświadczenie o zgodzie uczestnika (z podpisem na liście obecności) na przetwarzanie zdjęć do celów dokumentacji i rozliczeń.

Jakich dowodów oczekuje się w przypadku organizacji wydarzeń online?

Dla wydarzeń online obowiązują te same zasady, co dla wydarzeń bezpośrednich związanych z projektem (patrz wyżej). Poniższe wskazówki muszą być przestrzegane w odniesieniu do dokumentacji technicznej:

• Większość platform online (Zoom, Teams, Webex, itp.) oferuje funkcję automatycznego generowania list uczestników, które zawierają najważniejsze informacje (data, czas trwania szkolenia, imiona i nazwiska uczestników). Ważnym warunkiem jest to, aby przy rejestracji wszyscy uczestnicy wpisali się podając swoje imię i nazwisko oraz w stosownych przypadkach, nazwę instytucji.
• Dodatkowym dowodem mogą być zrzuty ekranu z wydarzenia, służące do przeglądu uczestników oraz daty / godziny wydarzenia (np. pasek zadań).

Czy jakieś pojęcie jest niejasne? Nasz słowniczek zawiera wszystkie kluczowe definicje, których używamy w Programie.